广东商学院关于经费报销的规定

广东商学院关于经费报销的规定

发布者:系统管理员发布时间:2012-12-15浏览次数:3

   为了规范经费报销行为,保证经费支出的合法性、合理性,根据《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》,结合我校的实际情况,特制定本规定。

 

一、报销基本流程

1.经办人员将整理好的原始票据及相关的经费项目卡交给审核人员。

          2.审核人员通过电脑制单成会计凭证交给复核人员。

          3.复核人员复核会计凭证并签章后交给出纳。

          4.经办人员签名,出纳付款。

 

二、原始票据的基本要素及报销要求

(一)原始票据的基本要素

1.原始票据名称

2.填制日期

3.填制单位或填制人的姓名

4.经办人员的签章

5.接受票据单位的名称

6.收款单位的发票专用章

7.经济业务的具体内容

8.经济业务的数量.单价.和金额

 

(二)原始票据的报销要求

1.原始票据的基本要素应齐全,内容要真实。

2.原始票据必须盖有收款单位的发票(财务)专用章。

3.原始票据大、小写金额相符。

4.原始票据涂改无效,如确实填票单位要更改内容的,要在更改处盖上收款单位的发票(财务)专用章,但金额错误的必须重开发票。

5.报销人员必须将报销票据整齐地分类粘贴在报销粘贴单上,并填写票据张数以及总金额。

6.报销购物票据,背面必须有经办人、验收(证明)人及审批人签字。

7.报销的原始票据必须是符合税务、财政部门规定的正式发票或行政事业性收费收据。购实验室用的农副产品必须在清单上详细注明数量、单价、金额,由部门主管负责人、经办人及验收(证明)人签字,同时单位加盖公章。

8.报销的发票如有遗失,应取得发票存根联的复印件,加盖发票原签发单位的发票专用章,并由当事人书面说明情况,部门负责人签署意见,并经财务处处长审批后才能代作原始凭证报销。

9.取得原始票据后应及时报销,当年取得的原始票据只能报销至次年5月底,超期的一般不予报销。

 

三、具体经费报销的有关注意事项

(一)差旅费报销有关注意事项

1.凡报销差旅费应填写“差旅费报销单”或“市内交通费报销单”,注意按有关单据的所列项目一一填写清楚,外地出差的必须填写出差地点、人员名单及职务、出差的起止时间。

2.参加会议及培训的人员在报销时应附上会议或学习通知。

3.出差期间无故绕道的,按出差路线的直线报销。

4.旅游费一律不予报销。考察费原则上不予报销,特殊情况,如:各单位自行创收经费、上级主管部门组织的考察活动,须书面说明情况、由部门负责人出具审批意见、再经经财务处负责人审批方能报销。

5.遗失车、船、飞机票等,须由当事人书面说明情况,部门负责人签署意见,加盖部门公章,并经财务处负责人审批后方能报销。

6.差旅费报销标准:外地出差的按粤财文[1996]10号的规定来报销费用。市内交通费报销则按粤商院[1996]41号文规定,客村立交桥以东的6/.天交通费包干,其余的10/.天交通费包干,市内误餐费10/.天包干。

7.差旅费超标的原则上不予报销,特殊情况须书面呈明理由,经主管财务校长审批,但是伙食费一律不得超标。

8.在本市参加会议原则上不予报销住宿费。

9.出差人员派公车接送的不再发交通费补贴。

 

(二)借款有关注意事项

1.办理借款业务的应填写借款单,借款单的各项应如实填写清楚,其中,用途内容必须与报销支出的内容相符,并要求注明经费使用项目。

2.办理借款业务已按粤商院[2000]25号文规定的审批权限和程序由校领导审批的,其冲帐的相应发票(与借款单上的内容、金额一致)则由部门负责人、经办人、验收(证明)人签名便可以报销。

3.借款原则上一借一清,完成业务后一个月内必须办理核销借款,因特殊原因无法在短期内核销借款的,应向财务处作出书面情况说明,否则按借款金额扣减工资。

4.超过三笔借款未按时报销,原则上暂停该单位借款,如有特殊情况,须说明理由并经财务处处长审批后才能借款。

5.大额工程、设备预付借款,须提供相关合同及审计意见。

 

(三)购置设备报销有关注意事项

1.凡购买属于政府采购的物品,必须在资产与设备管理处办理相关申请手续,。

2.大额设备购置按粤商院[2004]66号文需经内部审计审签。其中1万元≤单件购置金额<3万元、3万元≤批量购置金额<5万元只须事后审签;单件购置金额≥3万元、批量购置金额≥5万元须事前、事后等审签。

3.800元以上的专用设备或500元以上的一般设备,200元以上的低值易耗品,必须在资产与设备管理处办理登记手续。购图书及电子图书软件必须在图书馆办理登记手续。

 

(四)学习、培训费报销有关注意事项

1.学习、培训费按学院[2001]14号文有关规定执行。

2.外地各类短期的学习.培训食宿包干标准:30天以内每天住宿费不得超过50元,每天伙食补助7元;30天以上每天住宿费不得超过30元,每天伙食补助5元。交通费包干费每期20元。

3.本市学习时间1个月以下,交通费包干费每期30元,一个月及以上,交通费包干费每期50元。

 

(五)维修工程款报销有关注意事项

1. 大额维修工程按粤商院[2004]91号文规定需经内部审计审签。其中1万元≤预(决)算造价<2万元的零星工程只须事后审签。

2.报销大额维修工程款的,必须附合同、施工现场验收报告、工程(预)结算表、审计意见书等。

3.小额的维修工程款的报销,动土拆墙的由基建处审签工程决算表,其他如水电维修等则由资产与设备管理处审签工程决算表。

4.对于维修工程,对方属合法资质的单位必须开具修缮安装工程专用发票,属个体户则开具专门税务通用发票。

 

(六)探亲费报销有关注意事项

1.每年3月、10月份报销探亲费。

2.填写差旅费报销单,经人事处负责人审批后才能报销。

3.乘坐火车的按硬座票价报销,如无硬座票价参考的,参照火车公里数硬座票价报销。

4.乘坐汽车的,原则上按起止公里数报销,凡属有火车到达目的地的,则按照火车硬座票价报销。

5.乘坐飞机的,参照火车公里数硬座票价报销。

6.探亲绕道交通费不予报销。

7.票据不全或无票的不予报销。

 

((七)医药费报销有关注意事项

1.医药费报销须填写“医药费报销单”,将发票、医药费清单、病历一并交经校医院院长审核,然后到财务处办理报销手续。

2.报销时间一般安排在双周星期四(住院费借款或核销借款除外)。

 

() 其他注意事项

1.各部门指定的经费审批人在不改变经费用途的情况下,对于本部门的经费报销的每次审批的权限不超过1万元,超1万元(含1万元)的应按粤商院[2000]25号文规定的审批权限和程序由校领导审批。

2.各单位经费负责人使用本部门的经费(如报销个人差旅费、劳务费等),应由其他领导审批,严禁“自用自批”。

3.经费负责人因故外出无法审批经费开支的,必须以书面形式指定委托审批人,交由财务处备案。

4.部门项目经费调剂使用,必须由财务处负责人审批;学校福利费由人事处负责人审批;学院机动费则由主管财务校领导和财务处负责人审批。

5.根据现金管理条例,办理业务一次性支付1000元以上的,原则上不付现金,用款时必须先借支,采用转帐支票或银行汇款付款。

6.对于外地商户在本市开出的外地发票不予报销现金,只能办理转帐或电汇。

7.500元以下的汇款一般由各部门通过邮局办理,超过500元的才通过银行办理电汇。

8.根据政府采购法的规定,购汽油、汽车维修必须在财政指定的定点单位办理。涉及异地购汽油、汽车维修的须由当事人书面说明原因,部门负责人签署意见才能报销。

9.临时工及其他非在册人员一般不得办理借款和报销业务,在校学生只能按规定报销医疗费。

10.享受通讯补贴的人员一般不得报销通讯费。如需报销应按粤商院[2004]19号文办理。

11.院内各部门之间的经济业务往来(如复印等)通过项目划帐核销,不得以盖有广东商学院财务处专用章的收据报销。

12.以领款单报销的,签收人原则上由领款人本人签名,不得以领代报。凡属于校内人员的个人所得税范畴的领款表应一式两份,如领款单中涉及多个部门人员的,还须注明其部门,为财务处代扣个人所得税提供依据。

13.凡对外支付个人劳务报酬每次不超1000元的,按预扣率3%计算预扣税额;超1000元的,则按税法规定计算营业税(报酬的5%)、城建税(营业税的7%)、教育费附加(营业税3%)以及个人所得税。

14.报销的士票,票后要写明起始地点、事由、金额。金额500元以下的,经部门负责人审批后,还须财务处处长审批,超500元要主管财务校长审批。具备正高职称的人员报销或在横向课题、管理费、工会费报销,只由部门负责人审批即可。

15.根据业务需要,每周五下午政治、业务学习、整理凭证;月末对帐;集中办理特殊工作(如迎新、年终决算)等情况下,不对外报销。

16.大额的经费支出,若附有专门的领导审批报告,则发票上由部门负责人、经办人、验收(证明)人签名便可以报销。

17.支票的有效期限是10,经办人需及时将支票交给对方单位或及时提现。

18.办理电汇时经办人要提供单位名称、开户帐号、开户行、金额等。

19.各部门因举办会议而发生的费用,需根据费用的内容分类列出费用清单连同发票一并交会计人员审核。

    四、以上规定由财务处负责解释。

                                           

 财务处  
                                         2005年11月25日