为了规范经费报销行为，保证经费支出的合法性、合理性，根据《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》，结合我校的实际情况，特制定本规定。
一、报销基本流程
1.经办人员将整理好的原始票据及相关的经费项目卡交给审核人员。
2.审核人员通过电脑制单成会计凭证交给复核人员。
3.复核人员复核会计凭证并签章后交给出纳。
4.经办人员签名，出纳付款。
二、原始票据的基本要素及报销要求
（一）原始票据的基本要素
1.原始票据名称
2.填制日期
3.填制单位或填制人的姓名
4.经办人员的签章
5.接受票据单位的名称
6.收款单位的发票专用章
7.经济业务的具体内容
8.经济业务的数量.单价.和金额
（二）原始票据的报销要求
1.原始票据的基本要素应齐全，内容要真实。
2.原始票据必须盖有收款单位的发票（财务）专用章。
3.原始票据大、小写金额相符。
4.原始票据涂改无效，如确实填票单位要更改内容的，要在更改处盖上收款单位的发票（财务）专用章，但金额错误的必须重开发票。
5.报销人员必须将报销票据整齐地分类粘贴在报销粘贴单上，并填写票据张数以及总金额。
6.报销购物票据，背面必须有经办人、验收（证明）人及审批人签字。
7.报销的原始票据必须是符合税务、财政部门规定的正式发票或行政事业性收费收据。购实验室用的农副产品必须在清单上详细注明数量、单价、金额，由部门主管负责人、经办人及验收（证明）人签字，同时单位加盖公章。
8.报销的发票如有遗失，应取得发票存根联的复印件，加盖发票原签发单位的发票专用章，并由当事人书面说明情况，部门负责人签署意见，并经财务处处长审批后才能代作原始凭证报销。
9.取得原始票据后应及时报销，当年取得的原始票据只能报销至次年5月底，超期的一般不予报销。
三、具体经费报销的有关注意事项
（一）差旅费报销有关注意事项
1.凡报销差旅费应填写“差旅费报销单”或“市内交通费报销单”，注意按有关单据的所列项目一一填写清楚，外地出差的必须填写出差地点、人员名单及职务、出差的起止时间。
2.参加会议及培训的人员在报销时应附上会议或学习通知。
3.出差期间无故绕道的，按出差路线的直线报销。
4.旅游费一律不予报销。考察费原则上不予报销，特殊情况，如：各单位自行创收经费、上级主管部门组织的考察活动，须书面说明情况、由部门负责人出具审批意见、再经经财务处负责人审批方能报销。
5.遗失车、船、飞机票等，须由当事人书面说明情况，部门负责人签署意见，加盖部门公章，并经财务处负责人审批后方能报销。
6.差旅费报销标准：外地出差的按粤财文[1996]10号的规定来报销费用。市内交通费报销则按粤商院[1996]41号文规定，客村立交桥以东的6元/人.天交通费包干，其余的10元/人.天交通费包干，市内误餐费10元/人.天包干。
7.差旅费超标的原则上不予报销，特殊情况须书面呈明理由，经主管财务校长审批，但是伙食费一律不得超标。
8.在本市参加会议原则上不予报销住宿费。
9.出差人员派公车接送的不再发交通费补贴。
（二）借款有关注意事项
1.办理借款业务的应填写借款单，借款单的各项应如实填写清楚，其中，用途内容必须与报销支出的内容相符，并要求注明经费使用项目。
2.办理借款业务已按粤商院[2000]25号文规定的审批权限和程序由校领导审批的，其冲帐的相应发票（与借款单上的内容、金额一致）则由部门负责人、经办人、验收（证明）人签名便可以报销。
3.借款原则上一借一清，完成业务后一个月内必须办理核销借款，因特殊原因无法在短期内核销借款的，应向财务处作出书面情况说明，否则按借款金额扣减工资。
4.超过三笔借款未按时报销，原则上暂停该单位借款，如有特殊情况，须说明理由并经财务处处长审批后才能借款。
5.大额工程、设备预付借款，须提供相关合同及审计意见。
（三）购置设备报销有关注意事项
1.凡购买属于政府采购的物品，必须在资产与设备管理处办理相关申请手续，。
2.大额设备购置按粤商院[2004]66号文需经内部审计审签。其中1万元≤单件购置金额＜3万元、3万元≤批量购置金额＜5万元只须事后审签；单件购置金额≥3万元、批量购置金额≥5万元须事前、事后等审签。
3.800元以上的专用设备或500元以上的一般设备，200元以上的低值易耗品，必须在资产与设备管理处办理登记手续。购图书及电子图书软件必须在图书馆办理登记手续。
（四）学习、培训费报销有关注意事项
1.学习、培训费按学院[2001]14号文有关规定执行。
2.外地各类短期的学习.培训食宿包干标准：30天以内每天住宿费不得超过50元，每天伙食补助7元；30天以上每天住宿费不得超过30元，每天伙食补助5元。交通费包干费每期20元。
3.本市学习时间1个月以下，交通费包干费每期30元，一个月及以上，交通费包干费每期50元。
（五）维修工程款报销有关注意事项
1. 大额维修工程按粤商院[2004]91号文规定需经内部审计审签。其中1万元≤预（决）算造价＜2万元的零星工程只须事后审签。
2.报销大额维修工程款的，必须附合同、施工现场验收报告、工程（预）结算表、审计意见书等。
3.小额的维修工程款的报销，动土拆墙的由基建处审签工程决算表，其他如水电维修等则由资产与设备管理处审签工程决算表。
4.对于维修工程，对方属合法资质的单位必须开具修缮安装工程专用发票，属个体户则开具专门税务通用发票。
（六）探亲费报销有关注意事项
1.每年3月、10月份报销探亲费。
2.填写差旅费报销单，经人事处负责人审批后才能报销。
3.乘坐火车的按硬座票价报销，如无硬座票价参考的，参照火车公里数硬座票价报销。
4.乘坐汽车的，原则上按起止公里数报销，凡属有火车到达目的地的，则按照火车硬座票价报销。
5.乘坐飞机的，参照火车公里数硬座票价报销。
6.探亲绕道交通费不予报销。
7.票据不全或无票的不予报销。
（（七）医药费报销有关注意事项
1.医药费报销须填写“医药费报销单”，将发票、医药费清单、病历一并交经校医院院长审核，然后到财务处办理报销手续。
2.报销时间一般安排在双周星期四（住院费借款或核销借款除外）。
(八) 其他注意事项
1.各部门指定的经费审批人在不改变经费用途的情况下，对于本部门的经费报销的每次审批的权限不超过1万元，超1万元（含1万元）的应按粤商院[2000]25号文规定的审批权限和程序由校领导审批。
2.各单位经费负责人使用本部门的经费（如报销个人差旅费、劳务费等），应由其他领导审批，严禁“自用自批”。
3.经费负责人因故外出无法审批经费开支的，必须以书面形式指定委托审批人，交由财务处备案。
4.部门项目经费调剂使用，必须由财务处负责人审批；学校福利费由人事处负责人审批；学院机动费则由主管财务校领导和财务处负责人审批。
5.根据现金管理条例，办理业务一次性支付1000元以上的，原则上不付现金，用款时必须先借支，采用转帐支票或银行汇款付款。
6.对于外地商户在本市开出的外地发票不予报销现金，只能办理转帐或电汇。
7.500元以下的汇款一般由各部门通过邮局办理，超过500元的才通过银行办理电汇。
8.根据政府采购法的规定，购汽油、汽车维修必须在财政指定的定点单位办理。涉及异地购汽油、汽车维修的须由当事人书面说明原因，部门负责人签署意见才能报销。
9.临时工及其他非在册人员一般不得办理借款和报销业务，在校学生只能按规定报销医疗费。
10.享受通讯补贴的人员一般不得报销通讯费。如需报销应按粤商院[2004]19号文办理。
11.院内各部门之间的经济业务往来（如复印等）通过项目划帐核销，不得以盖有广东商学院财务处专用章的收据报销。
12.以领款单报销的，签收人原则上由领款人本人签名，不得以领代报。凡属于校内人员的个人所得税范畴的领款表应一式两份，如领款单中涉及多个部门人员的，还须注明其部门，为财务处代扣个人所得税提供依据。
13.凡对外支付个人劳务报酬每次不超1000元的，按预扣率3%计算预扣税额；超1000元的，则按税法规定计算营业税（报酬的5%）、城建税（营业税的7%）、教育费附加（营业税3%）以及个人所得税。
14.报销的士票，票后要写明起始地点、事由、金额。金额500元以下的，经部门负责人审批后，还须财务处处长审批，超500元要主管财务校长审批。具备正高职称的人员报销或在横向课题、管理费、工会费报销，只由部门负责人审批即可。
15.根据业务需要，每周五下午政治、业务学习、整理凭证；月末对帐；集中办理特殊工作（如迎新、年终决算）等情况下，不对外报销。
16.大额的经费支出，若附有专门的领导审批报告，则发票上由部门负责人、经办人、验收（证明）人签名便可以报销。
17.支票的有效期限是10天，经办人需及时将支票交给对方单位或及时提现。
18.办理电汇时经办人要提供单位名称、开户帐号、开户行、金额等。
19.各部门因举办会议而发生的费用，需根据费用的内容分类列出费用清单连同发票一并交会计人员审核。
四、以上规定由财务处负责解释。
